Quy trình thông báo phát hành hóa đơn

Quy trình thông báo phát hành hóa đơn

Văn bản pháp luật:

– Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa , cung ứng dịch vụ;

– Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 hướng dẫn thi hành nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa , cung ứng dịch vụ;

1. Lập thông báo phát hành hóa đơn:

– Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế. Phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn . Hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

– Lập thông báo theo mẫu: mẫu số 3.5 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC

– Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn

Tên đơn vị phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành .

Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in). Tên và mã số thuế  của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn (đối với hóa đơn tự in).

Tên và mã số thuế  của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (đối với hóa đơn điện tử). Ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

– Nội dung hóa đơn mẫu

Thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành. Có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.

– Người đại diện theo pháp luật ký tên đóng dấu vào thông báo phát hành hóa đơn

2. Thông báo phát hành

– Cơ quan tiếp nhận: Chi cục thuế quản lý trực tiếp;

– Thời gian: Chậm nhất 5 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Và trong thời hạn 10 ngày. Kể từ ngày ký thông báo phát hành.

– Hồ sơ: Thông báo phát hành hóa đơn; hóa đơn mẫu

3. Sử dụng hóa đơn sau thông báo phát hành

– Doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn sau 5 ngày kể từ ngày phát hành thông báo.

– Niêm yết thông báo phát hành hóa đơn:  gồm Tờ thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu. Phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa. Dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

– Nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng hoặc theo quý theo quy định tại điều 27 thông tư 39.

Việc thông báo phát hành hóa đơn làm phát sinh giá trị sử dụng của hóa đơn. Và không xác định thời điểm hết giá trị của hóa đơn. Hóa đơn hết giá trị sử dụng khi doanh nghiệp chưa sử dụng hết số hóa đơn đã phát hành và có thông báo hủy .

Sau 6 tháng, doanh nghiệp còn tồn hóa đơn đã phát hành mà vẫn muốn tiếp tục sử dụng. Thì được tiếp tục sử dụng. Định kỳ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế. Doanh nghiệp được phép thông báo phát hành hóa đơn ngay cả khi chưa sử dụng hết số hóa đơn đã phát hành lần trước mà không bắt buộc phải hủy số hóa đơn tồn này.

4. Thay đổi liên quan đến việc thông báo phát hành hóa đơn

Đối với các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hóa đơn.Nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in. Thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng. Và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp .

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nếu tổ chức có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng hết. Thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi. Và đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn. Gửi bảng kê hóa đơn chưa sử dụng.  Và thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành. Tổ chức kinh doanh phải thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn.

Trường hợp tổ chức khi thay đổi tên, địa chỉ. Thông báo phát hành số lượng hóa đơn còn tiếp tục sử dụng không có hóa đơn mẫu hoặc các chi nhánh trực thuộc sử dụng chung mẫu hóa đơn với trụ sở chính. Khi thông báo phát hành hóa đơn không đủ hóa đơn mẫu thì được sử dụng 01 số hóa đơn đầu tiên sử dụng theo tên, địa chỉ mới hoặc được phân bổ để làm hóa đơn mẫu. Trên hóa đơn dùng làm mẫu gạch bỏ số thứ tự đã in sẵn và đóng chữ “Mẫu” để làm hóa đơn mẫu. Các hóa đơn dùng làm hóa đơn mẫu không phải thực hiện thông báo phát hành .

Trường hợp doanh nghiệp X không muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành. Nhưng chưa sử dụng thì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng. Và thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn mới theo quy định.