Key Performance Indicator hay KPI là một khái niệm hầu như ai bắt đầu đi làm cũng đã một lần nghe nói đến. Dù bạn cảm thấy thế nào! Nó cũng sẽ hiện diện ở hầu như ở mọi ngóc ngách ở nơi làm việc. Trong kinh doanh, trường học hay bệnh viện … Vậy KPI là gì? Hãy cùng Hoiluatgia.vn tìm hiểu qua bài viết sau:
Thông thường người khi đi làm. Hàng tháng họ sẽ phải có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc. Và hiệu quả làm việc sẽ được Người quản lý đánh giá dựa trên chỉ số KPI. Dựa vào việc có hoàn thành KPI hay không. Mà công ty sẽ đưa ra chế độ thưởng phạt phù hợp với từng nhân viên.
Khái niệm Key Performance Indicator (KPI) là gì?
KPI hay Key Performance Indicator là chỉ số đánh giá công việc của mỗi cá nhân. Để dễ hiểu hơn về KPI. Bạn có thể hình dung về các chỉ số như huyết áp, nhịp tim, chỉ số đường huyết… Trên giấy khám bác sỹ đưa cho ta khi đi khám sức khỏe tổng thể. Và các chỉ số đó là KPI về sức khỏe của chúng ta.
Mọi người sẽ tự giám sát hiệu quả của mình, Quản lý giám sát, phòng ban và nhân viên… Bằng các chỉ số KPIs. Từ đó sẽ biết được hiệu quả làm việc. Doanh nghiệp đang thắng hay thua, nhân viên đang hoạt động ra sao… Để tiến hành đưa ra các biện pháp giải quyết hiệu quả.
Xây dựng KPI hiệu quả như thế nào?
Cũng giống lúc bạn đi khám bệnh (trừ các trường hợp đặc biệt). Thì chỉ người có vấn đề về thần kinh hoặc người có tiền quá sợ chết. Mới tiến hành khám chi tiết mọi thứ bởi nó sẽ rất tốn tiền, công sức và làm mất nhiều thời gian của bạn
Phần lớn những lãnh đạo doanh nghiệp không thực sự biết là mình cần những chỉ số nào để giúp đưa ra các quyết định chính xác. Việc tìm hiểu tất cả dễ khiến người đó rơi vào trạng thái biết nhiều thông tin. Nhưng lại không giúp mình ra được những quyết định thay đổi.
Chỉ số KPI gồm những loại nào?
Việc hiểu nhầm cũng như áp dụng quá máy móc hệ thống KPI. Có thể sẽ tạo ra những bất cập khi công ty tiến hành đánh giá hiệu quả công việc. KPI có thể thuộc ba loại như sau:
– Output: Hệ thống KPI tập trung vào đầu ra
Các KPI đầu ra output quá quen thuộc với các chuyên viên nhân sự. hệ thống KPI output cho phép thực hiện công tác đánh giá nhanh và hiệu quả. Tuy nhiên hệ thống này có các yếu điểm là không cân nhắc tốt tình hình thay đổi trên thị trường kinh doanh, không khuyến khích phát triển, tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào các giải pháp ngắn hạn tình thế.
– Behavior: Hệ thống KPI hành vi
Các KPI về hành vi tương đối mới đối với các chuyên viên nhân sự Việt Nam. Các KPI hành vi rất thích hợp với các vị trí mà đầu ra rất khó lượng hóa. Ví dụ tại vị trí chuyên viên dịch vụ khách hàng, các hành vi như tích cực làm việc, chăm chỉ, cẩn thận là những yếu tố tiên quyết đảm bảo đầu ra tại vị trí làm việc.
– Competencies: Hệ thống KPI năng lực.
Các KPI về năng lực chú trọng vào khả năng của người nhân viên. Hệ thống KPI năng lực tập trung vào nguyên nhân thay vì kết quả như trong hệ thống KPI tập trung vào đầu ra.
Nhà quản lý nhân sự khi triển khai hệ thống đánh giá thường tự hỏi hệ thống KPI như thế nào là tốt nhất. Chúng ta có nên tập trung vào đầu ra trong khi đảm bảo các KPI về năng lực và hành vi được áp dụng phù hợp không?. Điều chỉnh tỷ lệ các nhóm KPI cho từng vị trí công việc, trong từng hoàn cảnh môi trường kinh doanh sẽ quyết định tính hiệu quả của công tác nhân sự.
Xác định tỷ lệ hợp lý cho các loại nhóm KPI
– Vị trí công việc: Tỷ lệ của ba nhóm KPI được quyết định bởi vị trí công việc.. Áp tỷ lệ KPI output sẽ tạo ra những áp lực vô hình cho chuyên viên nghiên cứu. Tuy nhiên tại vị trí giám sát bán hàng FMCG, hệ số KPI output sẽ phải chiếm tỷ trọng lớn nhất. Tương tự, Các vị trí nhân viên trẻ sẽ phù hợp với hệ thống KPI năng lực.
– Chiến lược kinh doanh: Hệ thống chỉ tiêu đánh giá sẽ bị tác động sâu sắc bởi chiến lược kinh doanh. Một công ty có chiến lược kinh doanh dài hạn và bền vững. Sẽ có trọng số hệ thống KPI về năng lực. Và hành vi nhiều hơn công ty tập trung vào ngắn hạn.
– Áp lực môi trường kinh doanh: Áp lực môi trường kinh doanh ảnh hưởng ngắn hạn tới hệ thống KPI đánh giá. Các ngân hàng là một ví dụ cụ thể khi tất cả các nhân viên đều phải đảm bảo chỉ số huy động vốn.
– Năng lực của phòng nhân sự: Năng lực hiện hữu của phòng nhân sự và các cấp quản lý. Cũng là yếu tố quyết định lựa chọn hệ thống KPI. Hệ thống KPI tập trung về ouput sẽ không đòi hỏi năng lực chuyên môn của phòng nhân sự. Trái lại, hệ thống KPI về năng lực và hành vi sẽ đòi hỏi năng lực cao hơn. Do phòng nhân sự cần xác định rõ ràng mối liên kết giữa kết quả và hành vi/ năng lực.
Lựa chọn KPI như thế nào?
Vấn đề là ở thực tế có hàng nghìn các KPI khác nhau. Và các công ty sẽ phải vất vả lựa chọn ra những cái phù hợp nhất cho công việc kinh doanh của mình. Nếu chọn KPI sai sẽ dẫn đến hậu quả nghiêm trọng đó là: Chỉ dẫn mọi người đi sai hướng, thậm chí có thể thúc đẩy họ làm những việc sai trái. Cần phải nhớ rằng, lý do tại sao KPI lại mạnh mẽ đến như vậy chính là. “Bạn sẽ nhận được những gì bạn đo lường”. Nếu một công ty đánh giá và khen thưởng những thành tích KPI không đúng với mục đích tôn chỉ kinh doanh ban đầu thì đồng nghĩa với việc họ đang đẩy con thuyền đi sai hướng!
Sử dụng KPI hiệu quả là phải đi sát với những mục tiêu chiến lược. (Cho toàn bộ công ty, từng bộ phận kinh doanh và từng cá nhân).
Hệ thống KPI tốt là phải thực tế và phù hợp với hoàn cảnh doanh nghiệp. Khả thi, thu thập được thông tin chính xác với chi phí và thời gian hợp lý. Nếu muốn thiết lập các KPIs cho từng phòng ban, nhân viên nhân sự phải tham vấn với trưởng phòng ban đó và cấp cao hơn. Ngoài ra, cũng cần căn cứ vào mục tiêu và chức năng của phòng ban đó…
